Rafael Gorrochotegui

En algún momento, nos encontramos en la necesidad de reorganizarnos. Ese fue mi caso en el 2015, cuando me di cuenta que tener todas las responsabilidades y fechas en mi mente no era lo más adecuado. Estaba al borde del abismo y necesitaba con urgencia una forma de organizarme.

En ese entonces, me empecé a organizar a partir del libro Getting Things Done de David Allen. Este sistema de organización me permitió llevar una vida más tranquila, con menos frustraciones. Lo más importante era que tenía una manera de decidir los proyectos y actividades que tenía que realizar. Con todo colocado en el sistema, mi RAM mental estaba depurado. Desde allí, tenía ideas más frescas y coherentes. Cuando sientes que tienes muchos elementos bajo control, aprendes a encontrar más opciones porque tienes la libertad de hacerlo.

Pero en este par de meses, mi sistema ha estado algo deficiente por mi culpa. No importa si tienes el mejor sistema del mundo, en algún momento hay que hacerle mantenimiento. Si no lo mantienes, empezará a trabajar en contra de ti. Es como olvidarte de llamar al jardinero para que corte la grama. En unos meses, tienes una selva alrededor de tu casa.

Algo similar tenía dentro de mi sistema GTD cuando empecé a ver qué estaba en Omnifocus, la aplicación que utilizo para mantener mi sistema. Me tocó asumir que serían varias semanas para que todo volviera a funcionar como debería. Si quería reorganizar mis proyectos, primero necesitaba recuperar el sistema que una vez tuve.

Cuando abrí Omnifocus, me encontré con proyectos a medias, proyectos que ni siquiera me acordaba y actividades que no tenían sentido. En GTD, cualquier actividad que requiera más de una acción es llamada proyecto. Estaba hundiendo el barco sin notarlo. Eran tantos los proyectos que había creado que el sistema no era sostenible para ninguna persona.

En GTD, se plantea que hay que hacer una revisión semanal (Weekly Review) para revisar el sistema, considerar los proyectos que vas a realizar a lo largo del tiempo. En ese proceso, lograr delegar actividades que no estás en la capacidad de hacer y eliminas proyectos que consideras que ya no son necesarios para tí.

Mi revisión semanal no la había realizado en meses, causando el primer error fatal para evitar el desastre que tenía en el sistema. Era momento de retomar ese hábito y revisar actividades que me había olvidado por completo.

Estaba empezando de nuevo. La cantidad de proyectos a medias, sin acciones coherentes, era abismal. Tenía que empezar a depurar las inconsistencias del sistema hasta hacerlo funcional nuevamente.

Aquí hubo algunos elementos que destruyeron mi sistema:

1. Era más la cantidad de cosas que tenía en el sistema que los proyectos que podía realizar. Esto iba en contra de una de las frases importantes de David Allen: el hecho que puedes hacerlo todo no significa que lo debes hacer todo. Eliminé la mayoría de estas actividades incompletas. Mi pensamiento para hacer esto es que si necesito hacer un proyecto similar, aparecerá en mi inbox y lo procesaré cuando sea necesario.
2. Todo parecía urgente en mi sistema porque la mayoría de los items tenía una fecha final. Cada vez que observaba Omnifocus, tenía una presión innecesaria. Por esta razón también me pude haber alejado del sistema. Muchas actividades que tenían fecha tope ahora se repiten periódicamente pero no requieren de una fecha urgente.
3. Mi sistema terminó en el olvido. Ese fue mi mayor error. Cuando dejé de prestarle atención, era evidente que terminaría desorganizado. Como una casa, hay que limpiarla constantemente. Utilicé una app llamada Productive, cuyo objetivo es mantener el progreso de tus hábitos, un recordatorio para revisar Omnifocus todas las mañanas.
4. No revisé las plantillas de mis proyectos. Con el uso de GTD, hay actividades que se repiten constantemente y los proyectos son muy similares. Cada artículo que escribo es un proyecto aparte, pero todos cumplen actividades muy similares, salvo algunos detalles. Muchas de estas plantillas no las había actualizado para los nuevos requerimientos y sistemas que utilizo para las diferentes actividades y es por ello que dejé de usarlas. Con la fricción de no poder usar las plantillas que ya tenía, había muchos proyectos que dejé de colocar en Omnifocus. Otro caso es que tenía actividades muy generales para tener de recordatorio. Pero el sistema GTD no es una manera de tener recordatorios. Aunque uno de sus objetivos es recordar lo que necesitas hacer, otro aspecto importante es ver el progreso de los diferentes proyectos a través del tiempo. Me dediqué una semana a rehacer varias de mis plantillas para poder hacerlas en mi iPad con Editorial y Omnifocus. En la primera app tengo varias plantillas que utilizan el formato TaskPaper y luego convierto esta plantilla para exportarla a Omnifocus. Si quieren conocer más de cómo utilizar plantillas en Omnifocus, la guía de David Sparks es ideal para ello.

Para seguir adelante y retomar el sistema que me había tomado años en mantener, debía atacar el problema desde la raíz. Para deshacerme de la selva que había cultivado tenía que simplificar mis herramientas para llegar al centro del problema.

Retomando Lo Analógico

Lo primero que hice para evitar complejidades fue regresa a lápiz y papel. Escribir siempre es algo que te ayuda a centrar tus ideas. Con un papel en frente, podía visualizar con más facilidad las diferentes actividades que tenía que evaluar, ubicando fácilmente aquellas responsabilidades que debía delegar.

Empecé a colocar algunos proyectos que quería finalizar antes de terminar el año. Para eso lo anoté en mi Field Notes, que siempre lo llevo a la mano. Con la mente fresca sobre los proyectos que podía realizar en el momento y planificando mi futuro con antelación, las actividades empezaron a tener sentido y significado.

Para algunos este hubiera sido el momento para saltar a Omnifocus, pero quería colocar un paso de por medio para visualizar con claridad lo que iba a realizar. Todo lo que había anotado en lápiz y papel lo pasé a Bear, la app donde deposito todos mis materiales de referencia, anotaciones e ideas. Algunos proyectos los extendí, aclarando cada actividad necesaria para realizarlos. Separé algunos hábitos que no eran necesarios colocarlos en Omnifocus sino en otra app como Streaks o Productive.

Cuando tenía claridad de las actividades y proyectos, empecé a eliminar sin miedo para reducir todo a su nivel más minimalista. Esto lo hice para luego ampliar los proyectos cuando fuera necesario. Esto incluía actividades que había colocado como urgentes, muchas de ellas editadas como actividades que se repetían periódicamente.

Luego de haber hecho esto, me dirigí hacia Omnifocus para reestructurar los proyectos y actividades que tenía allí. Estaba haciendo lo necesario de una revisión semanal. Con ello, empecé a retomar el sistema que una vez tuve.

Para los proyectos repetitivos, hice nuevas plantillas para cada una. Esto requiere bastante tiempo, porque al usar el formato TaskPaper básicamente estás haciendo un nivel básico de programación. No era solo cuestión de hacer la plantilla, sino ver que cada dato se reflejara correctamente al momento de exportarlo para Omnifocus.

Me ha tomado varias semanas para reordenar el desastre que tengo, pero ya he retomado la calma de tener un sistema funcional.

El Problema De Los Sistemas De Productividad

Mi sistema GTD ha regresado a su estado natural. Puede que desconozcas GTD u Omnifocus, pero todos tenemos algún tipo de sistema de productividad, sea más complejo o sencillo que el que he mencionado anteriormente.

Algunas personas persisten anotando tres actividades para hacer durante el día. Otros usan el conocido matriz de Eisenhower. Para algunos, colocar las actividades de la semana en un calendario digital es suficiente. Cada quien tiene un sistema distinto. Aunque yo utilice GTD, no aplico todos los detalles del sistema. También aplico otras estrategias fuera del sistema que me ayudan a mantener mi progreso.

Sea el sistema que utilices, nunca lo sobreestimes. El hecho que puedes arrojar toda tu vida en un sistema no significa que tu vida será automatizada por el mismo. Cuando tenemos un sistema eficiente, es muy común seguir aceptando responsabilidades y proyectos porque sentimos que al colocarlo en el sistema lo podemos hacer. Colocamos cualquier actividad que nos llega a la mente. Pero el hecho que lo puedas anotar todo no significa que puedas hacerlo todo. Tenemos las mismas 24 horas del día, ni más ni menos. No importa la estrategia que utilices para ahorrar tiempo y ser más efectivo, tenemos las mismas horas. Y aunque hagas las cosas en menor tiempo, tu energía sigue siendo la misma. No te satures de actividades sin necesidad. Recuerda que el descanso y ese tiempo libre es el resultado de la productividad. No se trata de hacer más cosas, se trata de reducir el tiempo de algunas para hacer las cosas que son significativas e importantes en nuestra vida.

El internet ha convertido la productividad y la organización en un fetiche. Existen miles de artículos que hablan del tema. Nos enfocamos tanto en estos sistemas que al final no estamos haciendo nada en nuestro trabajo, que debería ser el único objetivo para dichos sistemas. Cuando estás implementando cualquier sistema, es normal dedicar un largo período de tiempo para refinarlo. Luego que aprendemos a revisar el sistema, empezamos a confiar en el mismo y pensamos menos en ello.

Nuestro sistema de productividad debe ser tan complejo como lo necesitemos. Sea el uso de un calendario, una lista u otro método, no lo colapses sin necesidad. Como mencioné antes, yo utilizo diferentes estrategias acorde a lo que necesito, sin la necesidad de saturarme. Cuando empieza a ocurrir eso, también el resto de empieza a desorganizar. Debe estar en la justa medida. Ni más, ni menos.

Al reorganizar mi sistema, comprendí la razón de por qué empecé a utilizarlo en un principio. Con ello, me preparé para un siguiente paso para refinar mi organización. De igual manera, me preparé para una próxima etapa de transición.

Un sistema para organizarte parece inútil hasta que lo utilizas. Luego de sentir la libertad mental que te genera, no querrás dejar de utilizarlo. Un sistema te obliga a revisar cuáles son las metas que tienes para tu vida y saber que existe un horizonte más allá del día a día. Un sistema es para liberarte y darte cuenta que al organizarte tienes el potencial de desarrollar todos tus proyectos.

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